Firmas, cumpleaños y citas grupales en Clinni

En plena reincorporación a la actividad después del parón de la pandemia, sabemos que a todos nos vienen bien las buenas noticias. Por eso hemos aprovechado este tiempo de menor actividad para meter una actualización de mucha entidad y dar una buena alegría 🙂

Y, sinceramente, creemos que sistema de firmas, cumpleaños y citas grupales en Clinni eran grandes cuestiones que han salido reiteradamente en la comunidad y que iban a dar esa tan necesitada alegría.

Con esta actualización, hemos dado en el clavo.

Tenemos súper claro que lo hemos bordado, vamos a explicar el funcionamiento de cada una de las cosas nuevas y en qué consisten los cambios de las cosas que ya existían.

Nuevo sistema de firmas

El sistema de firmas que originalmente se desarrolló en Clinni cumplía perfectamente todos los requisitos de la LOPD pero era un poco trabajoso (que no imposible) conseguir cumplir la RGPD. Hemos realizado una serie de cambios para cambiar esto y que, de una manera cómoda y rápida, se puedan realizar firmas de documentos en perfecto cumplimiento de la RGPD.

En primer lugar, las pantillas de texto dejan de ser el origen de los documentos que se firman. Ahora aparece una nueva entidad: «modelos». Los modelos son los textos a partir de los cuales se construirán los documentos a firmar, quedando las plantillas para su propósito original: servir de lugar donde acumular textos que se usan periódicamente en la aplicación y reutilizarlos en cada área de texto.

En segundo lugar, dentro de los modelos podemos usar etiquetas dinámicas y etiquetas estáticas. Las dinámicas las podemos crear nosotros y son las que nos servirán para definir las casillas de verificación que irán dentro del documento. Las estáticas son datos del paciente, tutores, etc. para que podamos incluir esos datos en el texto del documento.

En tercer lugar, hemos creado un compositor de texto similar al que hay en los recordatorios para que resulte sencillo definir los textos. Cuando uses el sistema un par de veces, verás que no había manera de simplificarlo más 😉

Eso en lo referente al cambio de plantillas por modelos. Por lo tanto, ahora, al crear una firma desde la ficha del paciente, ya no buscará entre las plantillas sino entre los modelos.

Pero hay más cambios a la hora de crear la firma. Ahora podemos decirle a Clinni cuántos firmantes debe tener ese documento. Lo puede firmar el paciente, un tutor, dos tutores, 30 tutores, un profesional, dos notarios y 15 testigos si hace falta. Simplemente hay que decir quiénes firmarán el documento cuya firma estamos solicitando desde la ficha del paciente.

La penúltima parte afectada por este nuevo sistema de firmas es la propia App desde la que se firma. Hemos subido una actualización a las tiendas de aplicaciones de Apple y Google para que puedas utilizar ya el nuevo sistema. Esto implica que ahora, a la hora de firmar el documento desde la App, el sistema va a preguntar quién es el firmante (de entre los creados al solicitar la firma) que está firmando. Además, cuando va a firmar el paciente, se le hace revisar cada una de las cláusulas del modelo que sirve de origen para el documento a firmar.

Parece lioso pero es mucho más intuitivo de lo que parece. La última, ahora sí, parte afectada es la generación del PDF y el envío por email. Ahora no se crea el PDF cuando firma el paciente sino cuando firma el último de los firmantes del documento y, además, cada uno de los firmantes puede solicitar una copia del documento en su email.

Por supuesto, todos estos temas de firmas, cumpleaños y citas grupales en Clinni en breve estarán disponibles en el portal de vídeo-tutoriales de Clinni.

Cumpleaños de los pacientes

Venga, esta nueva sección es más sencillita de explicar. Hemos creado un nuevo botón en la barra superior (cerca de la campanita de notificaciones, al que también le sale un puntito rojo) con el número de pacientes que cumplen años hoy.

Además, hemos añadido al buscador del listado de pacientes el campo «fecha de nacimiento» que busca a todos los pacientes que cumplen años ese día. De esta forma, no sólo se pueden consultar los pacientes que cumplen años hoy sino que se puede consultar cualquier día del año.

Efectivamente, era mucho más fácil de explicar esto de los cumpleaños 🙂

Citas grupales en Clinni, por fin.

Si tú tenías ganas de tenerlo, imagina cómo estamos nosotros de contentos por haberlo terminado. Ha sido muy duro, el análisis se ha colocado en el top 3 de análisis complicados de entre los que hemos tenido que hacer para Clinni.

Venga, explico en qué consiste y cómo funciona en Clinni. En qué consiste en sencillo, si tenemos una cita grupal, hasta ahora teníamos que crear una cita por cada paciente. De esta forma, si teníamos, por ejemplo, una clase de yoga con 20 pacientes, teníamos que crear 20 citas y aparecían las 20 en el calendario. Y si iban a venir toda la semana, teníamos que duplicar cada uno de los 20. Ya no más.

Ahora podemos tener una única cita en el calendario y, dentro de ésta, tendremos a los 20 pacientes. Para hacerlo, sólo tenemos que crear la cita grupal de la misma manera que creamos la cita normal, arriba en el botón (+) y eligiendo «cita grupal». Se abrirá su propio asistente.

Hemos permitido que se pueda crear la cita grupal vacía en el calendario para ir añadiendo pacientes posteriormente, pero también hemos dado la posibilidad de meter pacientes durante la propia creación de la grupal.

Para la grupal se pueden ir añadiendo servicios pero siempre vamos a tener el control a nivel de paciente de todo lo que sucede. En realidad, lo que hay dentro de la cita grupal no son pacientes sino citas normales de las que existían antes en Clinni. Es decir, dentro de las grupales hay citas normales con paciente y proceso.

Cada una de esas citas normales que hay dentro de la grupal va a seguir teniendo su estado propio (ausente, atendida, sin coste…), su tipo (bono, presupuesto, paciente directo, volante…), su configuración de recordatorios, etc. Puedo tener un paciente asistiendo a la grupal y pagando mediante un bono de sesiones mientras que los demás, por ejemplo, son pacientes directos, o de aseguradora, etc.

Cuando se mueve de fecha y hora una cita grupal, también se mueven, obviamente, todas las citas normales que hay dentro. Además, las citas normales que hay dentro las puedo sacar de la grupal en el momento que quiera.

Las citas grupales también se pueden duplicar, y aquí sí hay que prestar atención porque hay varias opciones. Imaginad que uno de los pacientes está usando un bono y le quedan 3 sesiones a ese bono, pero yo quiero duplicar la cita grupal toda la semana, es decir, 5 días. Tendría un problema con esa sesión, habría que tomar una decisión. Pues está resuelto, hemos hecho un asistente inteligente para duplicar citas grupales. La primera parte (selección de fechas) es igual a la duplicación de citas normales. Pero, una vez verifica cada una de las citas normales dentro de la grupal que queremos modificar, avisa si hay alguna en esta situación de conflicto y ofrece 4 posibilidades:

Ignorar la cita de este paciente y no duplicarla.
Duplicar las que se puedan y luego ya no duplicar más. Al paciente del ejemplo se le duplicarían 3 citas y luego ya no más.
Duplicar las que se puedan y luego seguir creando citas pero del tipo «paciente directo». En el caso del ejemplo, se duplicarían 3 citas más del tipo bono y luego las dos últimas se crearían de paciente directo usando la configuración de servicios de la grupal en su creación. Lo mismo pasaría con volantes.
Duplicar las que se puedan y luego seguir creando bonos/volantes idénticos al original para el paciente.

El caso 3 está pensado para pacientes de aseguradora que acaban su tratamiento cubierto por la compañía pero quieren seguir tratándose, abonándolo como paciente directo.

El caso 4 está pensado para pacientes con bono a los que hay que renovarles el bono. Clinni lo hace automáticamente y tan sólo hay que ir a la facturación de bonos para ver los bonos que se han creado y que están pendientes de facturar.

Es mucho más sencillo de usar que de explicar, ya lo verás.