Desde que se lanzó Clinni, aún no hace ni un año, se venía produciendo un debate una y otra vez. A los pacientes había de darles la posibilidad de firmar los documentos de alguna manera dentro de Clinni para no tener que imprimir, firmar, escanear y adjuntar. Hace algunas semanas, tomó forma una propuesta y se anunció en la comunidad que estábamos trabajando en ello. Pues, bien, hoy es ya una realidad y en el artículo de hoy te voy a explicar cómo funciona la aplicación y cómo hacer que tus pacientes firmen los documentos de protección de datos, los consentimientos o cualquier otro documento.

Lo primero que debes hacer es descargar la aplicación. Si tienes un dispositivo con iOS, descárgala del Apple Store. Si usas Android, ve al Google Play Store. Tienes los enlaces a las aplicaciones en Clinni, dentro de Configuración / Cuenta. Junto a un código QR que ahora te diré para qué se usa.

Una vez abras la aplicación, llegarás a la pantalla del listado de centros que tienes vinculados con la App. Como acabas de instalarla, no tienes ninguno. Es decir, esto es lo que te vas a encontrar:

Para facilitar las cosas, el proceso de vinculación no puede ser más simple. ¿Recuerdas el QR que hay en Configuración / Cuenta? Pues abre en tu ordenador esa pantalla y, en la App, dale al botón que dice “Vincular un centro”. La App te pedirá permiso para usar la cámara, dile que sí porque, de lo contrario, no podrá escanear el QR con la cámara. Escanea el QR e inmediatamente tendrás tu centro vinculado:

Puedes tener tantos centros vinculados como quieras, sólo tienes que repetir el proceso de escanear en cada uno de ellos.

Por motivos de seguridad, la vinculación dura 30 días. Pasado ese tiempo, tendrás que repetir el escaneo del QR. Vamos, un proceso de 10 segundos cada 30 días, perfectamente asumible 😉

Si ahora pulsas en el centro que acabas de vincular, verás que no tienes nada pendiente de firmar, claro:

En todo momento tienes un icono con una “i” de información arriba a la derecha que te indica lo que tienes que hacer en cada pantalla. No tiene pérdida. Pero seguimos…

Para que un paciente firme un documento, hay que empezar desde Clinni, no desde la App. La App es exclusivamente para firmar y, una vez hechos los pasos anteriores, ya la tenemos lista para ello.

Ahora tenemos que preparar nuestra base de datos de documentos para firmar, es decir, tenemos que crear la plantilla de documento. Si intentamos solicitar una firma y no tenemos plantillas, nos va a avisar:

¿Que haces ahora? Pues cierra esas instrucciones y dale a ese icono en cualquier área de texto. Se abrirá la gestión de plantillas y sólo tienes que crear la plantilla que necesites, por ejemplo:

Acabo de crear una plantilla para un documento de protección de datos. Ahora, desde la ficha de paciente, ya puedes pulsar en el botón que pone “Firmar un documento”. Está debajo de los antecedentes, en la columna de la derecha. Si no lo ves pero en su lugar ves un área naranja, entonces no tienes Cuenta PRO y no vas a poder usar la App.

Al pulsar ese botón:

Se pide:

• Tipo de documento: las opciones son “General” y “Proceso”. Si eliges “General”, el documento que firme el paciente se guardará entre sus adjuntos generales en la pestaña “General” de su ficha de paciente. Si eliges “Proceso”, tendrás que elegir para qué proceso de su historia clínica y será en los adjuntos de ese proceso donde encontrarás el documento después de ser firmado. Esto es útil para los consentimientos informados ya que este tipo de documento debe estar dentro de la historia clínica y no en los adjuntos generales.
• Plantilla: es el documento que se va a firmar. Como te decía antes, has tenido que crearlo previamente en las plantillas del centro.
• Incluir cabecera / pie: en la configuración de tu centro en Clinni, en la pestaña “Cuenta”, abajo del todo tienes una zona (en la Cuenta PRO) en la que puedes especificar una imagen de cabecera para los documentos que genera Clinni, así como un texto para el pie. Estas casillas de verificación en la solicitud de firma es para elegir si se pintan o no estos datos.

Una vez rellenes esos datos, Clinni ya sabe que necesitas que ese paciente firme ese documento y también sabe dónde guardarlo después. Ya está todo listo para la firma.

Se creará un adjunto donde hayas elegido y pondrá “en proceso”. Si no lo ves, dale a la flechita de recargar 😉

Perfecto, ya podemos ir a la App para que el paciente lo firme. En el listado de firmas, ya aparece la firma que acabamos de solicitar. Si no, tira hacia abajo y actualiza el listado 😉

A partir de aquí se necesitan pocas instrucciones, pero bueno, que no se diga, jejeje… Como puedes tener varias firmas pendientes a la vez, elige la que necesites firmar (te aparece el nombre del paciente y el nombre del documento). La pantalla forzará la orientación horizontal y verás esto:

Hay un recuadro para firmar. El botón “Limpiar” es para borrar la firma si no ha quedado bien. El botón “Documento” es para que el paciente pueda leer lo que va a firmar y el botón “Guardar” acepta la firma introducida. Pero aún no hemos acabado…

Si cierras la aplicación en este punto, aún no se ha enviado la firma a Clinni. Hay que responder a esa pregunta. Si el paciente quiere copia en su email, sólo tiene que especificar en qué email. Por defecto, ese campo viene relleno con el email que tenga el paciente en su ficha, pero puede cambiarlo.

Puedes informar al paciente que la finalidad de solicitar ese dato es exclusivamente para mandarle copia del documento que acaba de firmar en esa dirección de correo electrónico y solamente en esta ocasión puntual. Futuras firmas requerirán que lo vuelva a dar de nuevo. No se guarda en ningún sitio ni se modifica su ficha de paciente. Esto es así por protección de datos.

Pues ya ha firmado, listo, ya puedes volver a Clinni y refrescar el listado de adjuntos del paciente con la flechita redondita:

Si necesitas verlo o imprimirlo, pulsa sobre él y descárgalo:

Como ves, el proceso no es nada complicado. El artículo ha sido largo porque lo he detallado hasta el extremo para aquellos usuarios que necesiten un empujoncito más fuerte pero, en sí, el resumen es:

• Desde la pantalla de paciente en Clinni solicitas firmar un documento.
• Desde la App de tu dispositivo iOS o Android firma el paciente.

Es bien sencillo. Si tienes dudas, vente a la comunidad y pregunta, te echaremos una mano inmediatamente https://community.clinni.com 🙂