Aviso: este artículo está desactualizado, el calendario de cita ha evolucionado mucho desde que se escribió. Pásate por Clinni y descúbrelo 😉

Hoy te voy a hablar de cómo de fácil es gestionar las citas de tus pacientes usando el calendario de citas de Clinni. Verás qué funcionamiento más sencillo.

El calendario de citas es uno de los tres elementos troncales en Clinni (junto a pacientes y a facturación). Esto es un poco obvio pero el calendario contiene las citas de los pacientes aunque también puede contener notas.

Una cita en el calendario:

• Es de un paciente concreto.
• Es para un proceso concreto de ese paciente.
• Es para una fecha y hora concretas, con una duración determinada.

Hemos reunido en una única ventana las acciones que crean pacientes, procesos y citas ya que pueden ir enlazados. Con la imagen de arriba puedes:

• Crear un paciente y un proceso para ese nuevo paciente.
• Crear un paciente, un proceso para ese nuevo paciente y una cita para ese nuevo proceso.
• Seleccionar un paciente existente y crearle un proceso.
• Seleccionar un paciente existente, crearle un proceso y una cita a ese proceso nuevo.
• Seleccionar un paciente existente, seleccionar un proceso existente de ese paciente y crearle una cita nueva.

Nuestra secretaria, Lola, te irá diciendo en la zona inferior de la imagen lo que está sucediendo para que no te líes.

Puedes desglosar los servicios que ofreces en cada cita.

Las citas tienen unos servicios por defecto (que puedes configurar) de manera que Clinni no te pregunta qué servicios va a tener la cita cuando la estás creando. Piensa que el 90% de las veces van a ser los mismos así que hemos pensado que estaría bien ahorrarte el trabajo. Para el 10% que no vayan a ser esos servicios, los puedes cambiar desde el detalle de la cita. En informática siempre decimos que tenemos que favorecer al caso más probable y éste es un ejemplo.

Con esta configuración de la imagen, cuando insertas una cita en el calendario, esa cita va a llevar los dos primeros servicios (llevan la estrella de “servicio por defecto”).

Este es el caso del paciente directo con citas que se facturan individualmente pero una cita puede pertenecer a un grupo de citas incluidas en un presupuesto. En este caso, sólo tenemos que marcar la cita como “Presupuesto” y elegir de qué presupuesto se trata (o crearlo sobre la marcha).

Hay una tercera opción y es que el paciente no sea directo sino que venga por aseguradora. En este caso elegiremos “Aseguradora” y especificaremos el volante con el código de autorización de la compañía o lo crearemos en ese momento.

El proceso de crear citas en Clinni no es casual.

Como la mayoría de las cosas en Clinni, este proceso también responde a cómo funciona la realidad. Veamos, cuando un paciente nuevo quiere solicitar cita, el 99% de las veces te llama por teléfono. Le preguntas si ya es paciente y, si no, con el calendario de citas delante, le ofreces tu disponibilidad hasta que elige un día y una hora. Pinchas sobre ese día y esa hora en el calendario de citas y se te abre una ventana que, ¡oh, cielos!, tiene poquísimos campos.

Pero es que en ese momento sólo le pides el nombre, los apellidos, el teléfono y el motivo de la cita (es decir, el proceso). Pues todavía te sobra el campo email que lo hemos puesto para que te acostumbres a pedirlo, en el futuro querrás que Clinni haga cosas para las que te hará falta, créeme. En ese momento no le tomas los datos, no. Se los tomas cuando viene a la cita. Y, para eso, desde la cita puedes acceder al paciente donde, ¡ufff, menos mal!, sí que están todos los campos que esperas tener para el paciente.

Las citas tienen distintos estados.

Cuando acabas de crear una cita en Clinni, por defecto se encuentra en estado pendiente ya que aún no la has atendido.

Puedes:

• Marcarla como atendida, así Clinni sabrá que te tiene que recordar que la factura es para cobrarla.
• Marcar que el paciente no ha venido, así Clinni no la pasará a facturación.
• Marcarla como “cita sin coste”. Eso significa que esa cita no se cobra y, por tanto, no se factura. Se usa para promociones, familiares, compromisos y demás situaciones que sabemos que tienes habitualmente. En la mejora de informes puedes ver cuánto te cuestan las cosas que no cobras.

Una vez atendida, Clinni te ofrece la posibilidad de facturar la cita inmediatamente (siempre que sea de paciente directo). Aunque hay más sitios desde los que puedes facturar, ya te hablaré de facturación en otro post.

Gestión clínica de las citas.

A nivel sanitario, te interesa saber cuándo y cómo meter ágilmente las evoluciones. Como eso te lo quiero contar en otro artículo, te haré un resumen cortito. Puedes meter evoluciones desde la cita o desde la historia clínica del paciente. Las evoluciones las puedes teclear manualmente o puedes tirar de plantillas. Es bastante intuitivo, como casi todo en Clinni (o, al menos, eso hemos intentado).

Como te digo, quiero extender más esta información en futuros artículos. Mientras tanto, por favor, si hay algo que no esté a tu gusto o si tienes alguna sugerencia, duda, queja, pataleta o lo que sea, pásate por la comunidad y participa. Ah, y regístrate en Clinni, ya sabes, la versión gratuita no cuesta nada 😉 https://clinni.com